Microsoft Teams compie 3 anni Riflessioni e guida alla ricezione delle notifiche

by Gianluca Errera
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Questa settimana sono passati 3 anni dal lancio di Microsoft Teams ed in questo particolare periodo di emergenza vi propongo questo articolo di Microsoft che racconta alcune esperienze legate all’utilizzo di queste piattaforme di collaboration e presenta nuove funzionalità.

Con l’occasione vi ricordo, qualora usiate Teams e riscontriate difficoltà nella ricezione delle notifiche, di verificare che
una volta eseguito l’accesso:  tappare sulle tre linee in alto a sinistra e selezionare “impostazioni” , tappare sulla voce “notifiche” e selezionare la voce “Sempre, anche se attivo sul desktop” in questo modo gli avvisi arriveranno in contemporanea sia sul pc che sullo smartphone.
Se ancora avete difficoltà nella ricezione delle notifiche e magari utilizzate uno smartphone Huawei ricordatevi di modificare le impostazioni del riaprimmo energetico come segue:

Tappare su “impostazioni” del vostro telefono
Selezionare “Batteria”
Selezionale l’opzione “Avvio app”
Cercare l’applicazione “Teams” e deselezionare il pulsante a destra (blu)
Alla comparsa del menu di scelta successivo non toccare nulla e premere “ok”

Buona lettura

Microsoft oltre a celebrare presenta alcune nuove funzionalità che migliorano sempre più l’esperienza di Teams soprattutto rispetto ai meeting online. 

ADATTARSI AL LAVORO E ALL’APPRENDIMENTO DA REMOTO

Nel mondo milioni di persone sono state impattate dalla diffusione del COVID-19. Ha influenzato il modo in cui lavoriamo e il modo in cui socializziamo, la vita delle nostre famiglie e la vita delle nostre comunità.

Decine di migliaia di dipendenti Microsoft in tutto il mondo stanno lavorando da remoto. Anche in Italia, tutti i collaboratori di Microsoft hanno esteso la pratica dello smartworking, già attivata dall’azienda da circa 10 anni.

Non è facile, in alcuni casi può essere disorientante, ma i team possono restare connessi, possono ancora collaborare e possono tuttora portare a termine il proprio lavoro. In questa fase di emergenza legata al COVID-19, ci sono innumerevoli storie di clienti che stanno utilizzando Teams per restare collegati e continuare a crescere in modo veramente virtuoso. Un professore dell’Università di Bologna ha condiviso via Twitter l’esperienza dell’istituto che ha migrato il 90% dei corsi online su Teams nell’arco di 4 giorni, decisamente un primato nella storia di oltre 900 anni dell’università. I dottori del St. Luke’s University Health Network in Pennsylvania utilizzeranno Teams per fare videoconferenze con i pazienti, specialmente con quelli che sono più vulnerabili al Coronavirus, allo scopo di tutelare i pazienti e al contempo il personale sanitario. E la città di Osaka in Giappone sta utilizzando Teams per condurre attività di orientamento e training per centinaia di nuovi dipendenti in arrivo ad aprile.

Questi sono solo alcuni esempi di ciò che sta accadendo in tutto il mondo. Crediamo che questa improvvisa spinta allo smart working rappresenterà un punto di svolta nel modo in cui lavoriamo e studiamo: stiamo già riscontrando come le soluzioni che abilitano il lavoro e l’apprendimento da remoto tramite chat, video e condivisione di documenti stiano diventando sempre più cruciali. Teams, ad esempio, ha registrato un picco di utilizzo senza precedenti, con un aumento di 12 milioni di utenti giornalieri nel corso degli ultimi sette giorni, raggiungendo la cifra di 44 milioni di utenti giornalieri*.

È evidente che abilitare il lavoro da remoto è ora più importante che mai e che il valore dello smart working si confermerà anche oltre l’emergenza COVID-19. Microsoft è impegnata a sviluppare gli strumenti che possano aiutare le organizzazioni, i team e gli individui a essere produttivi e a restare collegati anche quando sono costretti a lavorare a distanza.

 

L’impegno in Italia e le esperienze locali

In Italia Microsoft sta collaborando con le istituzioni – attraverso l’iniziativa Solidarietà Digitalee la collaborazione con il MIUR e la CRUI per la Scuola Digitale – e con il proprio ecosistema di partner – per esempio con il progetto solidale Flexible Working – per aiutare quante più realtà possibile a far fronte alle sfide del momento. Non mancano gli esempi positivi di realtà che già da tempo hanno introdotto lo smartworking e che grazie all’esperienza consolidata e all’intensificazione dell’utilizzo di piattaforme per la collaborazione, come Microsoft Teams, stanno affrontando con efficacia le limitazioni del momento e lavorando da remoto senza dover interrompere le attività strategiche in corso e l’operatività di base. Una continuità garantita da una cultura aziendale volta alla flessibilità, alla fiducia e al raggiungimento degli obiettivi, che si coniuga con una dotazione tecnologica in grado di abilitare la comunicazione a distanza e la collaborazione anche tra team diffusi e geograficamente delocalizzati.

Tempestiva la decisione della Direzione Generale dei Sistemi informativi Automatizzati delMinistero della Giustizia, guidata dalla D.ssa Alessandra Cataldi, che in base a quanto previsto dal decreto legge 8 marzo 2020, n. 11 sull’emergenza epidemiologica da COVID-19, ha messo immediatamente in campo varie tecnologie digitali, tra cui la piattaforma di collaborazione Microsoft Teams, per garantire continuità ed efficienza del servizio giustizia, evitando di rallentare l’attività dei tribunali italiani. In linea con le misure straordinarie per contrastare l’emergenza e contenere gli effetti negativi sullo svolgimento dell’attività giudiziaria, il Ministero ha celermente puntato sulle nuove tecnologie quale ausilio strategico nell’espletamento delle udienze civili e penali. A tal fine è stato consentito l’utilizzo di strumenti di comunicazione e collaborazione da remoto come Microsoft Teams ai circa 9.500 magistrati che operano in Italia e che, anche in questa fase di incertezza in cui è necessario limitare al minimo trasferimenti e contatti, potranno comunque portare avanti le udienze. Nelle ultime settimane si sono moltiplicati i casi di processi civili gestiti con collegamenti da remoto e alcuni tribunali hanno già applicato protocolli per la gestione delle udienze penali con rito direttissimo in videoconferenza. Il vantaggio di Microsoft Teams è che oltre ad essere a disposizione in modo sicuro per gli operatori della rete giustizia, è facilmente accessibile da utenti esterni all’Amministrazione.

 

Significativo il caso di Engineering, che fa dello smartworking il proprio mantra, perché non solo utilizza la piattaforma Microsoft 365 per le sue oltre 11.000 persone, ma s’impegna a supportare le aziende nell’adozione del lavoro agile gestendo per i propri clienti più di 250.000 postazioni di Digital Workplace nel mondo. Fin dall’inizio dell’emergenza hanno costituito un comitato di crisi e definito direttive chiare rispetto all’accesso agli uffici, alle trasferte e al lavoro da remoto.

La piattaforma di collaborazione aziendale, Microsoft 365, è diventata da subito il fulcro della produttività aziendale. In meno di due settimane abbiamo permesso a tutti i nostri dipendenti di lavorare fuori dalle nostre sedi e da quelle dei clienti. 11.000 colleghi comunicano regolarmente con la posta elettronica e oltre 8.000 con Microsoft Teams con un aumento significativo non tanto delle connessioni quanto del numero e della durata delle sessioni. Attraverso l’utilizzo di strumenti di chat e videoconferenza e di collaborazione, si è intensificata dunque l’interazione tra le persone. Naturalmente sono più che raddoppiate anche le connessioni VPN – circa 4.000 – per supportare l’accesso da remoto verso i sistemi di gestione interni e dei clienti. Stiamo aiutando anche altre aziende a superare le stesse difficoltà. In particolare stiamo gestendo oltre 250.000 postazioni di lavoro di utenti finali in tutto il mondo e dei circa 2,5 milioni di richieste di assistenza che tipicamente riceviamo in un anno abbiamo visto una crescita del 40% in sole due settimane. 500 tecnici di supporto, di cui normalmente il 60% onsite, stanno ora lavorando prevalentemente da remoto e continuando onsite solo quando richiesto e necessario per dare continuità al business. Il momento è delicato, ma siamo stati in grado di fare tesoro della nostra esperienza di smartworking e continueremo ad aiutare le aziende a far leva sulle nuove tecnologie per sperimentare modalità di lavoro flessibile in grado di preservare la continuità di business”, ha dichiarato Francesco Bonfiglio, Amministratore Delegato di Engineering D.Hub, società del Gruppo Engineering.

 

Maire Tecnimont – gruppo industriale leader in ambito internazionale nella trasformazione delle risorse naturali, presente in circa 45 paesi con un organico di circa 6.300 dipendenti –  ha introdotto nelle sedi Italiane lo smartworking da diversi anni, abilitando i dipendenti con i miglior sistemi di collaboration cloud disponibili con un approccio “Cloud first – Zero Trust”. Ogni dipendente ha una dotazione agile in termini di smartphone e laptop, che gli permette di lavorare dal luogo in cui è più efficiente, in ottica olistica e work-life balance. È stata una tra le prime aziende in Italia ad utilizzare Teams in preview.

La scelta coraggiosa di Maire Tecnimont è stata fin dal 2016 quella di credere nello smart working come nuova modalità di lavoro agile che punta, attraverso un forte investimento tecnologico, alla responsabilità del singolo e alla massima flessibilità operativa, dentro una cornice di accordo sindacale tra le più avanzate in Italia che prevedeva fino a 4 giornate su 5 a settimana da remoto. Questo ci sta permettendo oggi di farci trovare pronti ed attivare uno smart working ancora più massiccio, per assicurare continuità operativa durante questa emergenza. La piattaforma di Microsoft Teams, sta consentendo ai nostri oltre 6000 dipendenti sparsi nel mondo di dialogare in tempo reale, mantenendo inoltre relazioni aperte con clienti e partner esterni. Solo nell’ultima settimana abbiamo avuto oltre 7.000 chiamate e 700 meeting su Teams ogni giorno”, ha dichiaratoFranco Ghiringhelli, Human Resources, ICT and Process Excellence Senior Vice President del Gruppo Maire Tecnimont 

 

Interessante anche l’esperienza di un’eccellenza del Made-in-Italy come Natuzzi Spa, che ha prontamente reagito alla sfida imposta delle nuove misure ministeriali estendendo la possibilità dello smartworking anche ad alcuni dipartimenti aziendali della sede italiana e che ha deciso di adottare Microsoft Teams per supportare le attività ed i progetti di lavoro a distanza. “Se tipicamente Microsoft Teams ci consentiva di restare in contatto con le diverse sedi Natuzzi nel mondo, ora ci permette di interagire facilmente con i colleghi italiani con cui, momentaneamente, non abbiamo la possibilità di incontrarci fisicamente. Poter fare affidamento su una piattaforma di collaborazione semplice e immediata ci ha aiutato innanzitutto a gestire in modo efficace le comunicazioni interne in questo delicato momento e ci aiuterà nelle prossime settimane a portare avanti l’operatività quotidiana. Nonostante la chiusura temporanea dei negozi, le funzioni aziendali e i vari team potranno continuare a lavorare anche da remoto in tutta sicurezza. In questo modo potremo evitare interruzioni deleterie per il business, così da essere pronti a ripartire con slancio appena sarà possibile. Lo smart working è diventato uno strumento indispensabile per le imprese moderne, utile non solo nei momenti di crisi, perché incide positivamente sul work-life balance di ogni collaboratore contribuendo a migliorare sensibilmente le performance lavorative”, ha affermato Andrea Cafiero, Global Marketing & Communication Director di Natuzzi.

 

TRASFORMARE IL MODO IN CUI LE PERSONE LAVORANO

 

Negli ultimi tre anni, migliaia di organizzazioni, piccole e grandi – incluse 93 delle aziende Fortune 100 – hanno scoperto come Teams possa essere il proprio hub per il teamwork e aiutare le persone a restare connesse e motivate. Le organizzazioni leader di settore stanno implementando Teams a livello estensivo. Infatti, 20 clienti hanno oltre 100.000 dipendenti che usano Teams attivamente, tra cui Ernst & Young, SAP, Pfizer e Continental AG, così come Accenture, che ha 440.000 dipendenti attivi su Teams.

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LE NOVITÀ DI TEAMS

 

A conferma del continuo impegno nel semplificare sempre più la collaborazione e la comunicazione tra i team di lavoro, abbiamo annunciato oggi nuove funzionalità, che rispondono a un duplice obiettivo: creare la migliore esperienza di meeting online per i nostri clienti e offrire soluzioni tecnologiche a professionisti che normalmente non vengono presi in considerazione, come i firstline worker e gli operatori del settore sanitario.

  • È capitato a tutti di trovarsi in un meeting virtuale in cui uno dei partecipanti digita troppo rumorosamente sulla tastiera oppure è seduto nelle vicinanze di un’area rumorosa. La funzionalità di eliminazione del rumore in tempo reale permette di ridurre i rumori di sottofondo che causano distrazione, permettendo ai partecipanti di concentrarsi su ciò che viene detto.
  • Nei meeting affollati può essere difficile per i partecipanti da remoto intervenire quando hanno qualcosa da dire. La funzionalità “alzare la mano” permette a chiunque di segnalare visivamente la volontà di effettuare un intervento.
  • I lavoratori del settore industriale hanno bisogno di comunicare e collaborare efficacemente rimanendo al sicuro. Grazie a una nuova integrazione tra Teams e i dispositivi indossabili di RealWear, i firstline worker potranno accedere a informazioni e comunicare con gli esperti da remoto senza dover utilizzare le mani.
  • In alcuni contesti, come nel caso di consulti medici, riunioni con i clienti o colloqui di lavoro, è fondamentale condurre meeting virtuali. Annunciata all’inizio del mese, l’app Microsoft Bookings semplifica la pianificazione e la gestione degli appuntamenti virtuali.
  • Teams permetterà presto di aprire le chat in una finestra separata per ottimizzare il flusso di lavoro e spostarsi più semplicemente da una conversazione all’altra.
  • Il supporto offline e in caso di scarsa connettività permette di leggere i messaggi nelle chat e scrivere le risposte anche senza connessione a internet, aiutando i lavoratori a portarsi avanti a prescindere da dove si trovino.
  • Abbiamo inoltre ampliato l’ecosistema di dispositivi certificati Teams. Il dispositivo Yealink VC210, ora disponibile, è la prima barra di collaborazione certificata per Microsoft Teams e riunisce speaker, microfoni, una videocamera con un’esperienza Teams nativa per offrire un sistema di videoconferenza semplice da installare e da gestire, perfetta per le sale riunioni più piccole. Si aggiungono inoltre le cuffie Bose Noise Cancelling 700 UC, disponibili nei prossimi mesi.

Le nuove funzionalità saranno disponibili nel corso di quest’anno.

Dal lancio di Teams tre anni fa, la soluzione si è evoluta, diventando l’hub per la collaborazione, un unico luogo virtuale dove incontrarsi, chattare e lavorare in team. Continueremo a migliorarla e a creare nuove esperienze per permettere a tutti i lavoratori di rimanere connessi e produttivi. Con un sempre maggiore numero di persone in tutto il mondo costrette a lavorare e apprendere da remoto a causa della diffusione del virus COVID-19, permettere agli utenti di proseguire il proprio lavoro e lo studio da remoto non è mai stato così importante e siamo felici di avere l’opportunità di aiutarli.

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